W \u015bwiecie, kt\u00f3ry coraz mocniej przenosi si\u0119 do Internetu, mog\u0142oby si\u0119 wydawa\u0107, \u017ce papierowa korespondencja to ju\u017c przesz\u0142o\u015b\u0107. Nic bardziej mylnego. Listy, pisma urz\u0119dowe, przesy\u0142ki polecone i inne dokumenty nadal trafiaj\u0105 do firm w formie fizycznej. Zmieni\u0142 si\u0119 jednak spos\u00f3b ich odbioru \u2013 coraz rzadziej zajmuj\u0105 si\u0119 tym w\u0142a\u015bciciele czy pracownicy. Dlaczego? Bo coraz wi\u0119cej firm korzysta z outsourcingu obs\u0142ugi korespondencji \u2013 wygodnego, bezpiecznego i nowoczesnego rozwi\u0105zania.<\/p>\n\n\n\n
W tym artykule wyja\u015bniamy, na czym polega obs\u0142uga korespondencji firmowej przez podmiot zewn\u0119trzny i dlaczego warto rozwa\u017cy\u0107 tak\u0105 us\u0142ug\u0119.<\/p>\n\n\n\n
Outsourcing korespondencji firmowej polega na zleceniu firmie zewn\u0119trznej kompleksowej obs\u0142ugi poczty \u2013 od odbioru, przez ewidencj\u0119, skanowanie i przekierowywanie, a\u017c po bezpieczne przechowywanie dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Dzi\u0119ki temu przedsi\u0119biorca nie musi codziennie sprawdza\u0107 skrzynki, sta\u0107 w kolejkach na poczcie ani martwi\u0107 si\u0119, \u017ce co\u015b wa\u017cnego zostanie przeoczone.<\/p>\n\n\n\n
Z takiej us\u0142ugi korzystaj\u0105 zar\u00f3wno osoby prowadz\u0105ce jednoosobow\u0105 dzia\u0142alno\u015b\u0107 gospodarcz\u0105, jak i wi\u0119ksze firmy dzia\u0142aj\u0105ce zdalnie, zmieniaj\u0105ce cz\u0119sto lokalizacj\u0119 lub po prostu szukaj\u0105ce sposobu na ograniczenie obowi\u0105zk\u00f3w administracyjnych.<\/p>\n\n\n\n
1. Oszcz\u0119dno\u015b\u0107 czasu i koszt\u00f3w<\/strong> 2. Gwarancja, \u017ce nic nie zginie<\/strong> 3. Zdalny dost\u0119p do korespondencji<\/strong> 4. Profesjonalna obs\u0142uga<\/strong> 5. Wi\u0119ksze bezpiecze\u0144stwo<\/strong> To jedno z najcz\u0119\u015bciej zadawanych pyta\u0144. Profesjonalne firmy zajmuj\u0105ce si\u0119 obs\u0142ug\u0105 korespondencji przestrzegaj\u0105 przepis\u00f3w RODO i podpisuj\u0105 z klientami stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych.<\/p>\n\n\n\n Dokumenty s\u0105 przechowywane w bezpiecznym miejscu z dost\u0119pem wy\u0142\u0105cznie dla os\u00f3b uprawnionych. Wiele firm oferuje tak\u017ce us\u0142ug\u0119 digitalizacji zgodnie z najwy\u017cszymi standardami bezpiecze\u0144stwa IT.<\/p>\n\n\n\n Wbrew pozorom, outsourcing obs\u0142ugi korespondencji to nie tylko oszcz\u0119dno\u015b\u0107 czasu, ale i pieni\u0119dzy. Koszty miesi\u0119czne s\u0105 cz\u0119sto ni\u017csze ni\u017c zatrudnienie recepcjonisty czy wynaj\u0119cie przestrzeni biurowej. Nie ma potrzeby inwestowania w biuro, sprz\u0119t ani meble \u2013 a korespondencja nadal jest obs\u0142ugiwana w spos\u00f3b profesjonalny.<\/p>\n\n\n\n Co wa\u017cne \u2013 us\u0142uga jest skalowalna. Mo\u017cna zacz\u0105\u0107 od sporadycznego odbioru jednej przesy\u0142ki, a z czasem przej\u015b\u0107 do codziennej obs\u0142ugi wi\u0119kszej liczby dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Outsourcing korespondencji sprawdzi si\u0119 niemal w ka\u017cdej firmie, ale szczeg\u00f3lnie polecany jest dla:<\/p>\n\n\n\n
Nie trzeba zatrudnia\u0107 pracownika do odbioru poczty ani samodzielnie zajmowa\u0107 si\u0119 przesy\u0142kami. Wszystko odbywa si\u0119 w jednym miejscu \u2013 szybko, profesjonalnie i na czas.<\/p>\n\n\n\n
Ka\u017cda przesy\u0142ka jest rejestrowana, katalogowana i \u2013 je\u015bli to konieczne \u2013 skanowana lub przekazywana dalej. To minimalizuje ryzyko zagubienia wa\u017cnych dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
Firmy \u015bwiadcz\u0105ce tego typu us\u0142ugi (w tym nasze wirtualne biuro) umo\u017cliwiaj\u0105 przesy\u0142anie tre\u015bci dokument\u00f3w drog\u0105 elektroniczn\u0105. To idealne rozwi\u0105zanie dla os\u00f3b pracuj\u0105cych zdalnie, w podr\u00f3\u017cy czy z domu.<\/p>\n\n\n\n
Korespondencja trafia w r\u0119ce wykwalifikowanych pracownik\u00f3w, kt\u00f3rzy dbaj\u0105 o jej w\u0142a\u015bciwe przyj\u0119cie i obieg. To znacznie wy\u017cszy standard ni\u017c odbieranie list\u00f3w \u201eprzy okazji\u201d.<\/p>\n\n\n\n
Nie trzeba si\u0119 martwi\u0107, \u017ce kurier nie zastanie nikogo w biurze. Zawsze kto\u015b czuwa nad odbiorem przesy\u0142ek \u2013 to poczucie bezpiecze\u0144stwa i spokoju.<\/p>\n\n\n\nCzy outsourcing obs\u0142ugi korespondencji jest bezpieczny? Co z RODO?<\/h3>\n\n\n\n
Ile kosztuje obs\u0142uga korespondencji firmowej?<\/h3>\n\n\n\n
Dla kogo jest to rozwi\u0105zanie?<\/h3>\n\n\n\n