Dla wielu przedsiębiorców słowo „kontrola” brzmi stresująco i budzi niepewność. Gdy firma działa pod adresem wirtualnego biura, często pojawiają się pytania: czy urząd to zaakceptuje? Czy kontrola jest możliwa? A przede wszystkim – czy to zgodne z prawem? W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda sytuacja takich firm i czy naprawdę jest się czego obawiać.
Adres rejestracyjny firmy a wirtualne biuro – co trzeba wiedzieć?
Każda firma musi mieć adres, niezależnie od formy prawnej. Trafia on do CEIDG lub KRS. Co ważne, nie musi to być lokal własny ani klasyczne biuro. Adres może wskazywać:
– miejsce zamieszkania właściciela,
– wynajęty lokal,
– przestrzeń coworkingową,
– adres udostępniany przez wirtualne biuro.
Warunek jest jeden: pod tym adresem musi być możliwe doręczenie korespondencji i – w razie potrzeby – przeprowadzenie kontroli.
Czy urząd może przeprowadzić kontrolę w wirtualnym biurze?
Tak, ale wygląda to inaczej niż w tradycyjnym biurze. W praktyce urzędnicy rzadko odwiedzają adres wirtualnego biura, ponieważ nie jest to miejsce faktycznego prowadzenia działalności. Zamiast tego:
– urząd wysyła pisma lub wezwania na adres firmy,
– biuro odbiera korespondencję i przekazuje ją przedsiębiorcy,
– kontrola odbywa się tam, gdzie naprawdę działa firma albo gdzie przechowywane są dokumenty. Może to być dom właściciela, biuro rachunkowe czy siedziba klienta.
Dlatego kluczowe jest, aby dane firmy były zgodne ze stanem faktycznym. Przedsiębiorca musi także mieć możliwość kontaktu i szybkiego przedstawienia dokumentów, jeśli urząd o to poprosi.
Wirtualne biuro a zgodność z przepisami prawa
Wbrew mitom korzystanie z wirtualnego biura nie łamie prawa. To w pełni legalne rozwiązanie, jeśli spełnisz kilka warunków:
– podpiszesz umowę z biurem,
– biuro zapewni odbiór korespondencji,
– masz możliwość kontaktu (np. telefonicznego lub mailowego),
– wskażesz faktyczne miejsce prowadzenia działalności, jeśli różni się ono od adresu rejestracyjnego.
Nie istnieje żaden przepis, który zabraniałby rejestracji firmy pod adresem udostępnionym przez wirtualne biuro.
Jak się przygotować do kontroli?
Aby uniknąć nieporozumień, warto zadbać o kilka prostych kwestii:
– regularnie aktualizuj dane w CEIDG lub KRS,
– każdą zmianę adresu zgłaszaj od razu,
– trzymaj pod ręką umowę z wirtualnym biurem – urząd może o nią poprosić,
– korzystaj z opcji powiadomień lub skanowania przesyłek,
– wskaż miejsce przechowywania dokumentacji, np. biuro rachunkowe,
– reaguj na pisma z urzędów – brak odpowiedzi rodzi więcej problemów niż sama rejestracja pod adresem wirtualnym.
Jak to działa w naszym biurze w Łodzi?
Nasze wirtualne biuro w centrum Łodzi (al. T. Kościuszki 80/82) zapewnia:
– odbiór listów zwykłych i poleconych,
– powiadomienia mailowe lub SMS,
– skanowanie korespondencji bez limitów,
– przechowywanie przesyłek zgodnie z ustaleniami,
– umowę podnajmu, która może być potrzebna w kontaktach z urzędami.
Dzięki temu przedsiębiorca zawsze wie, co dzieje się z jego korespondencją. Może spokojnie działać, nawet jeśli skontaktuje się z nim urząd skarbowy, ZUS czy inna instytucja.
Podsumowanie
Czy kontrola z urzędu to powód do stresu dla firmy korzystającej z wirtualnego biura? Zdecydowanie nie. Jeśli działasz zgodnie z prawem, masz aktualne dane i odbierasz korespondencję, nie masz się czego obawiać.
