Co do zasady przed zarejestrowaniem firmy pod konkretnym adresem należy posiadać prawo do korzystania z niego, wynikające na przykład z prawa własności, umowy najmu, użyczenia albo umowy z wirtualnym biurem. Nie zawsze jednak właściwa umowa musi zostać podpisana jeszcze przed złożeniem wniosku rejestracyjnego.
W przypadku korzystania z wirtualnego biura w Łodzi istnieje możliwość wcześniejszego zarejestrowania firmy pod udostępnianym adresem, a następnie podpisania umowy. Wymaga to wcześniejszego kontaktu, przekazania planowanej nazwy firmy oraz uzyskania zgody i akceptacji wirtualnego biura.
Dotyczy to zarówno jednoosobowej działalności gospodarczej rejestrowanej w CEIDG, jak i spółki zgłaszanej do KRS. Wirtualne biuro musi wcześniej wiedzieć, jaka firma będzie korzystała z jego adresu, między innymi po to, aby prawidłowo rozpoznać i obsłużyć kierowaną do niej korespondencję.
Czy do rejestracji firmy trzeba wynajmować lokal?
Założenie firmy nie oznacza, że przedsiębiorca musi wynająć tradycyjne biuro. Wiele działalności można prowadzić zdalnie, przez Internet, u klientów lub w różnych miejscach, bez potrzeby posiadania stałego stanowiska pracy.
Dotyczy to między innymi:
- freelancerów i specjalistów świadczących usługi online;
- sklepów internetowych;
- firm doradczych i szkoleniowych;
- spółek, które nie przyjmują klientów w swojej siedzibie;
- przedsiębiorców wykonujących usługi bezpośrednio u klientów;
- osób, które nie chcą rejestrować działalności pod adresem zamieszkania.
W takich przypadkach zamiast wynajmu całego lokalu można skorzystać z adresu domowego, użyczonej nieruchomości albo wirtualnego biura. Więcej na temat dostępnych możliwości wyjaśniamy w artykule: czy firma musi mieć biuro, czy wystarczy adres do rejestracji działalności.
Jakie prawo do adresu powinna posiadać firma?
Przedsiębiorca powinien posiadać podstawę pozwalającą mu korzystać z adresu zgłoszonego do CEIDG lub KRS. Najczęściej jest nią:
- własność lub współwłasność nieruchomości;
- umowa najmu albo dzierżawy;
- umowa użyczenia;
- spółdzielcze prawo do lokalu;
- umowa o świadczenie usług wirtualnego biura;
- wcześniejsza zgoda podmiotu udostępniającego adres, jeżeli właściwa umowa ma zostać podpisana po rejestracji firmy.
Nie zawsze chodzi więc o wynajęcie całego lokalu. W przypadku wirtualnego biura przedsiębiorca otrzymuje możliwość posługiwania się określonym adresem do celów rejestracyjnych i korespondencyjnych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź, czym jest adres do rejestracji firmy i w jakich sytuacjach można z niego korzystać.
Najważniejsze jest to, aby wirtualne biuro wiedziało o planowanej rejestracji i zaakceptowało wykorzystanie swojego adresu. Nie powinno się wpisywać adresu do CEIDG lub KRS bez wcześniejszego uzgodnienia tego z podmiotem, który nim dysponuje.
Czy można zarejestrować firmę przed podpisaniem właściwej umowy?
W przypadku wirtualnego biura jest to możliwe po wcześniejszym uzgodnieniu. Jeżeli biuro wyrazi zgodę na wykorzystanie adresu, przedsiębiorca może zarejestrować pod nim firmę, a właściwą umowę podpisać po zakończeniu rejestracji.
Takie rozwiązanie bywa potrzebne, ponieważ przed powstaniem firmy nie zawsze są dostępne wszystkie dane wymagane w umowie. Przed zakończeniem rejestracji nowa działalność nie ma jeszcze numerów NIP i REGON, a spółka również numeru KRS.
Wcześniejsza akceptacja wirtualnego biura pozwala wykorzystać docelowy adres już podczas rejestracji, bez konieczności późniejszego zmieniania danych firmy.
W Biurowirtual umożliwiamy wcześniejszą rejestrację działalności lub spółki pod naszym adresem. W tym celu należy wcześniej przekazać nam planowaną nazwę firmy i uzyskać zgodę na wykorzystanie adresu. Z przygotowaniem właściwej umowy czekamy do momentu uzyskania pełnych danych rejestrowych w CEIDG lub KRS.
Możliwość skorzystania z takiego rozwiązania zależy od zasad obowiązujących w danym wirtualnym biurze. Dlatego przed wpisaniem adresu do wniosku należy się skontaktować, przekazać wymagane informacje i otrzymać zgodę na rejestrację.
Dlaczego wirtualne biuro musi znać nazwę firmy?
Przed rejestracją należy poinformować wirtualne biuro o planowanej nazwie firmy. Jest to potrzebne przede wszystkim po to, aby biuro mogło rozpoznać kierowaną do niej korespondencję i poinformować o jej nadejściu. Formalności związane z rejestracją oraz późniejszym podpisaniem umowy mogą się przedłużyć, a pierwsze pisma mogą pojawić się pod wskazanym adresem jeszcze przed ich zakończeniem.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nazwa firmy zawiera imię i nazwisko przedsiębiorcy, ale może również obejmować dodatkowe określenie. Wspólnicy ustalają natomiast nazwę, którą będzie posługiwać się spółka.
Wcześniejsze przekazanie tych danych pozwala:
- potwierdzić możliwość rejestracji firmy pod danym adresem;
- rozpoznać pierwszą korespondencję skierowaną do firmy;
- uniknąć pomyłek z innymi przedsiębiorcami;
- przygotować dokumenty po zakończeniu rejestracji;
- ustalić, od kiedy firma korzysta z adresu.
Sama informacja o zamiarze założenia działalności nie zawsze wystarczy. Wirtualne biuro powinno znać nazwę, pod którą firma zostanie zgłoszona do właściwego rejestru.
Rejestracja JDG przed podpisaniem umowy z wirtualnym biurem
Osoba zakładająca jednoosobową działalność gospodarczą podaje w CEIDG między innymi adres do doręczeń oraz informacje dotyczące miejsca wykonywania działalności.
Jeżeli przedsiębiorca chce skorzystać z adresu wirtualnego biura, powinien wcześniej uzgodnić taką możliwość. Po przekazaniu planowanej nazwy działalności i uzyskaniu akceptacji może wpisać uzgodniony adres do wniosku, nawet jeżeli właściwa umowa zostanie podpisana już po dokonaniu wpisu.
Po zarejestrowaniu firmy dostępne stają się pełne dane działalności, w tym nadane numery NIP i REGON. Dzięki temu właściwa umowa może zawierać kompletne i aktualne informacje.
Takie rozwiązanie pozwala uniknąć rejestrowania firmy pod adresem tymczasowym, a następnie składania wniosku o jego zmianę.
Rejestracja spółki przed podpisaniem umowy z wirtualnym biurem
Podobna możliwość dotyczy spółki zgłaszanej do KRS. Przed uzyskaniem wpisu nie posiada ona jeszcze wszystkich numerów rejestrowych, dlatego podpisanie od razu umowy zawierającej kompletne dane może być utrudnione.
Jeżeli wirtualne biuro zostanie wcześniej poinformowane o planowanej rejestracji i nazwie spółki oraz wyrazi zgodę na wykorzystanie swojego adresu, może on zostać podany we wniosku do KRS. Po zarejestrowaniu spółki i nadaniu jej numerów KRS, NIP oraz REGON możliwe jest przygotowanie właściwej umowy zawierającej pełne dane podmiotu.
Najważniejsze jest wcześniejsze uzgodnienie wykorzystania adresu i otrzymanie zgody wirtualnego biura przed wysłaniem wniosku rejestracyjnego.
Tradycyjny najem lokalu a wirtualne biuro
W przypadku tradycyjnego lokalu umowa najmu jest zazwyczaj zawierana przed zarejestrowaniem firmy pod jego adresem lub przed zgłoszeniem zmiany dotychczasowego adresu. Może zostać podpisana przez osoby zakładające firmę albo bezpośrednio przez istniejącą już działalność lub spółkę.
Przed podpisaniem dokumentu warto upewnić się, że właściciel nieruchomości zgadza się na wykorzystanie lokalu jako adresu firmy. Umowa powinna jasno określać możliwość zarejestrowania pod nim działalności lub spółki.
W przypadku wirtualnego biura przedmiotem usługi nie jest wynajem całego lokalu do codziennej pracy. Firma korzysta przede wszystkim z adresu do rejestracji oraz – zależnie od wybranego pakietu – z obsługi korespondencji, powiadomień o przesyłkach, skanowania dokumentów czy przekazywania poczty.
Różnica może dotyczyć również kolejności formalności. Po poinformowaniu wirtualnego biura o planowanej nazwie firmy i uzyskaniu zgody na wykorzystanie adresu można zarejestrować działalność lub spółkę jeszcze przed podpisaniem właściwej umowy. Umowa jest przygotowywana po uzyskaniu pełnych danych rejestrowych w CEIDG lub KRS.
Jak wygląda wcześniejsze uzgodnienie adresu z wirtualnym biurem?
Przed złożeniem wniosku do CEIDG lub KRS należy skontaktować się z wirtualnym biurem i poinformować o planowanej rejestracji firmy.
Zazwyczaj potrzebne są podstawowe informacje, takie jak:
- planowana nazwa działalności albo spółki;
- imię i nazwisko przedsiębiorcy lub dane osób zakładających spółkę;
- forma prawna firmy;
- przewidywany termin złożenia wniosku;
- zakres działalności;
- wybrany pakiet obsługi.
Po zapoznaniu się z tymi informacjami wirtualne biuro potwierdza zgodę na wykorzystanie adresu. Dopiero wtedy można podać go we wniosku rejestracyjnym. Po zakończeniu rejestracji i uzyskaniu pełnych danych firmy przygotowywana jest właściwa umowa.
Czy zgoda wirtualnego biura powinna być potwierdzona?
Dla bezpieczeństwa obu stron wcześniejsza zgoda na wykorzystanie adresu powinna zostać potwierdzona w sposób pozwalający później odtworzyć ustalenia. Może to być na przykład wiadomość e-mail zawierająca nazwę planowanej firmy oraz informację o zaakceptowaniu rejestracji.
Takie potwierdzenie pozwala jasno określić:
- jaka firma otrzymała zgodę;
- jakiego adresu dotyczy uzgodnienie;
- kiedy firma może rozpocząć korzystanie z adresu;
- jakie formalności należy wykonać po rejestracji;
- na jakich warunkach zostanie zawarta właściwa umowa.
Ustna rozmowa może prowadzić do nieporozumień, szczególnie gdy między pierwszym kontaktem a wpisaniem firmy do rejestru upłynie więcej czasu. Dlatego warto zachować potwierdzenie otrzymanej akceptacji.
Czego nie należy robić przed rejestracją firmy?
Nie należy wpisywać adresu wirtualnego biura do CEIDG lub KRS wyłącznie dlatego, że został znaleziony na stronie internetowej albo znajduje się w ofercie usługodawcy.
Każda firma korzystająca z adresu powinna być wcześniej znana i zaakceptowana. Wirtualne biuro musi wiedzieć, komu udostępnia adres i dla kogo może przyjmować korespondencję.
Rejestracja bez wcześniejszej zgody może spowodować, że:
- korespondencja firmy nie zostanie rozpoznana;
- przesyłka zostanie zwrócona do nadawcy;
- przedsiębiorca nie otrzyma informacji o ważnym piśmie;
- nie będzie możliwe podpisanie umowy na oczekiwanych warunkach;
- konieczna stanie się zmiana adresu w CEIDG albo KRS.
Nie warto więc najpierw rejestrować firmy, a dopiero później informować wirtualne biuro o wykorzystaniu jego adresu.
Czy późniejsze podpisanie umowy oznacza późniejsze rozpoczęcie usługi?
Nie. Jeżeli firma została wcześniej zarejestrowana pod adresem wirtualnego biura za jego zgodą, korzystanie z usługi rozpoczyna się w dniu rejestracji firmy pod tym adresem w CEIDG lub KRS. Od tej daty naliczana jest również opłata za usługę, nawet jeżeli właściwa umowa zostanie podpisana później.
Dlatego przed rejestracją należy ustalić:
- planowaną nazwę firmy;
- zgodę na wykorzystanie adresu;
- wybrany zakres obsługi;
- termin podpisania właściwej umowy;
- dokumenty, które trzeba przekazać po rejestracji.
Późniejsze podpisanie umowy służy formalnemu potwierdzeniu współpracy oraz uzupełnieniu danych firmy. Nie przesuwa daty rozpoczęcia korzystania z adresu.
Wirtualne biuro jako adres dla nowej firmy
Wirtualne biuro jest rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy potrzebują adresu do rejestracji i obsługi korespondencji, ale nie planują wynajmowania tradycyjnego lokalu.
W Biurowirtual istnieje możliwość wykorzystania adresu jeszcze przed podpisaniem właściwej umowy. Warunkiem jest wcześniejszy kontakt, przekazanie planowanej nazwy firmy oraz uzyskanie zgody i akceptacji.
Rozwiązanie to dotyczy zarówno działalności rejestrowanej w CEIDG, jak i spółki zgłaszanej do KRS. Z przygotowaniem właściwej umowy czekamy do momentu pojawienia się pełnych danych rejestrowych firmy.
Co do zasady dokument dotyczący korzystania z adresu powinien zostać zawarty przed jego zgłoszeniem. W przypadku wirtualnego biura kolejność może jednak wyglądać inaczej, jeżeli usługodawca został wcześniej poinformowany o planowanej rejestracji i zgodził się na wykorzystanie swojego adresu.
Jeżeli potrzebujesz adresu do rejestracji działalności lub spółki, sprawdź pakiety wirtualnego biura w Łodzi i wybierz zakres obsługi dopasowany do swojej firmy.
