Od 1 kwietnia 2026 r. wszystkie faktury wystawiane przez Biurowirtual – wirtualne biuro Łódź będą przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czyli centralnej platformy Ministerstwa Finansów do obsługi faktur elektronicznych.
Najważniejsze informacje w skrócie:
- nadal będziesz otrzymywać e-mail z rozliczeniem oraz fakturę w formacie PDF,
- jeśli prowadzisz firmę, upewnij się, że masz dostęp do KSeF,
- formalnym oryginałem faktury będzie dokument zapisany w systemie KSeF.
Czym jest KSeF?
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowy system, który umożliwia nie tylko wystawianie, ale również odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej.
Co istotne, każda faktura:
- otrzymuje unikalny numer KSeF
- zostaje zapisana w systemie Ministerstwa Finansów
- posiada ustrukturyzowaną formę (plik XML)
W związku z tym od 1 kwietnia 2026 r. wszystkie faktury będą wystawiane właśnie za pośrednictwem KSeF.
Co się zmienia dla Ciebie?
Dla Twojej wygody sposób otrzymywania faktur pozostaje bez zmian.
Oznacza to, że nadal będziesz otrzymywać e-mail z rozliczeniem oraz fakturę w formacie PDF do podglądu.
Warto jednak pamiętać, że PDF pełni wyłącznie funkcję pomocniczą, natomiast formalnym oryginałem faktury jest dokument zapisany w systemie KSeF (XML).
Co zmienia się na fakturze?
Numer KSeF
Każda faktura posiada unikalny numer nadany przez system KSeF, dzięki czemu można ją jednoznacznie zidentyfikować oraz zweryfikować jej autentyczność.
Daty na fakturze
Na dokumencie mogą pojawić się różne daty, takie jak data wystawienia, data przetworzenia przez KSeF, data sprzedaży oraz data zapłaty.
W większości przypadków będą one identyczne, jednak w niektórych sytuacjach – na przykład przy wystawieniu offline – mogą się różnić.
Kod QR
Dodatkowo na fakturze znajduje się kod QR, który umożliwia szybkie sprawdzenie jej autentyczności bezpośrednio w systemie KSeF.
IBAN i SWIFT/BIC
Numer rachunku bankowego prezentowany jest w formacie międzynarodowym, jednak sam numer konta pozostaje bez zmian.
Zmiany w korektach i dokumentach
Faktury korygujące – nowy wygląd
Zamiast dwóch tabel („przed” i „po korekcie”) wszystkie dane znajdują się teraz w jednej tabeli, dzięki czemu dokument jest bardziej przejrzysty.
Koniec not korygujących
Od 1 lutego 2026 r. nie funkcjonują już noty korygujące, dlatego każda zmiana na fakturze wymaga wystawienia faktury korygującej.
Duplikaty faktur
Duplikaty nie są już wystawiane, ponieważ faktura zapisana w KSeF stanowi jej jedyną oficjalną wersję.
Jednocześnie dla Twojej wygody nadal otrzymujesz PDF na e-mail.
Ważne informacje dla firm
Oryginał faktury
Przede wszystkim należy pamiętać, że prawnym dokumentem jest faktura w KSeF (XML), natomiast PDF pełni jedynie funkcję pomocniczą.
Sprawdź NIP
Dlatego prosimy o bieżącą weryfikację danych do faktury (w szczególności NIP). W przypadku zmian należy zgłosić je przed wystawieniem kolejnego rozliczenia, ponieważ po wystawieniu faktury w KSeF nie ma możliwości edycji danych.
Poinformuj księgowość
Ponieważ faktury będą dostępne w KSeF, Twoje biuro rachunkowe może pobierać je automatycznie, bez konieczności ręcznego przesyłania plików PDF.
FAQ – najczęstsze pytania:
Czy muszę mieć dostęp do KSeF?
Tak, jeśli prowadzisz firmę, obowiązuje Cię odbiór faktur w systemie KSeF od 1 lutego 2026 r.
Czy nadal będę otrzymywać faktury e-mailem?
Tak, nadal wysyłamy PDF do podglądu, jednak jego rola uległa zmianie – nie jest już dokumentem księgowym, a jedynie wizualizacją.
Co to jest numer KSeF?
To unikalny numer nadawany fakturze w systemie KSeF, który pozwala ją zidentyfikować.
Co zrobić, jeśli faktura zawiera błąd?
W takiej sytuacji skontaktuj się z nami mailowo lub telefonicznie, a wystawimy fakturę korygującą.
Gdzie znajdę faktury, jeśli nie korzystam z KSeF?
W takiej sytuacji nadal możesz korzystać z faktury PDF otrzymywanej e-mailem.
Czy kod QR jest obowiązkowy?
Tak, ponieważ umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.
Masz pytania?
Jeśli masz wątpliwości dotyczące KSeF lub swoich faktur, skontaktuj się z nami.
Chętnie pomożemy i wyjaśnimy wszystkie kwestie krok po kroku.
