W świecie, który coraz mocniej przenosi się do Internetu, mogłoby się wydawać, że papierowa korespondencja to już przeszłość. Nic bardziej mylnego. Listy, pisma urzędowe, przesyłki polecone i inne dokumenty nadal trafiają do firm w formie fizycznej. Zmienił się jednak sposób ich odbioru – coraz rzadziej zajmują się tym właściciele czy pracownicy. Dlaczego? Bo coraz więcej firm korzysta z outsourcingu obsługi korespondencji – wygodnego, bezpiecznego i nowoczesnego rozwiązania.
W tym artykule wyjaśniamy, na czym polega obsługa korespondencji firmowej przez podmiot zewnętrzny i dlaczego warto rozważyć taką usługę.
Czym jest outsourcing obsługi korespondencji?
Outsourcing korespondencji firmowej polega na zleceniu firmie zewnętrznej kompleksowej obsługi poczty – od odbioru, przez ewidencję, skanowanie i przekierowywanie, aż po bezpieczne przechowywanie dokumentów.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi codziennie sprawdzać skrzynki, stać w kolejkach na poczcie ani martwić się, że coś ważnego zostanie przeoczone.
Z takiej usługi korzystają zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i większe firmy działające zdalnie, zmieniające często lokalizację lub po prostu szukające sposobu na ograniczenie obowiązków administracyjnych.
5 najważniejszych zalet outsourcingu obsługi korespondencji
1. Oszczędność czasu i kosztów
Nie trzeba zatrudniać pracownika do odbioru poczty ani samodzielnie zajmować się przesyłkami. Wszystko odbywa się w jednym miejscu – szybko, profesjonalnie i na czas.
2. Gwarancja, że nic nie zginie
Każda przesyłka jest rejestrowana, katalogowana i – jeśli to konieczne – skanowana lub przekazywana dalej. To minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych dokumentów.
3. Zdalny dostęp do korespondencji
Firmy świadczące tego typu usługi (w tym nasze wirtualne biuro) umożliwiają przesyłanie treści dokumentów drogą elektroniczną. To idealne rozwiązanie dla osób pracujących zdalnie, w podróży czy z domu.
4. Profesjonalna obsługa
Korespondencja trafia w ręce wykwalifikowanych pracowników, którzy dbają o jej właściwe przyjęcie i obieg. To znacznie wyższy standard niż odbieranie listów „przy okazji”.
5. Większe bezpieczeństwo
Nie trzeba się martwić, że kurier nie zastanie nikogo w biurze. Zawsze ktoś czuwa nad odbiorem przesyłek – to poczucie bezpieczeństwa i spokoju.
Czy outsourcing obsługi korespondencji jest bezpieczny? Co z RODO?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Profesjonalne firmy zajmujące się obsługą korespondencji przestrzegają przepisów RODO i podpisują z klientami stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych.
Dokumenty są przechowywane w bezpiecznym miejscu z dostępem wyłącznie dla osób uprawnionych. Wiele firm oferuje także usługę digitalizacji zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa IT.
Ile kosztuje obsługa korespondencji firmowej?
Wbrew pozorom, outsourcing obsługi korespondencji to nie tylko oszczędność czasu, ale i pieniędzy. Koszty miesięczne są często niższe niż zatrudnienie recepcjonisty czy wynajęcie przestrzeni biurowej. Nie ma potrzeby inwestowania w biuro, sprzęt ani meble – a korespondencja nadal jest obsługiwana w sposób profesjonalny.
Co ważne – usługa jest skalowalna. Można zacząć od sporadycznego odbioru jednej przesyłki, a z czasem przejść do codziennej obsługi większej liczby dokumentów.
Dla kogo jest to rozwiązanie?
Outsourcing korespondencji sprawdzi się niemal w każdej firmie, ale szczególnie polecany jest dla:
- przedsiębiorców pracujących zdalnie (z domu lub innego miasta),
- osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
- firm bez stałego adresu biurowego,
- startupów i freelancerów,
- agencji pracy,
- kancelarii i firm, które muszą dokumentować odbiór przesyłek i zapewnić ich poufność.
Nowoczesna firma to firma zorganizowana
Outsourcing obsługi korespondencji to nie chwilowa moda, lecz odpowiedź na realne potrzeby nowoczesnych przedsiębiorstw. Sprawny obieg dokumentów i profesjonalny odbiór korespondencji to fundament dobrej organizacji i płynnej komunikacji.
Jeśli jeszcze nie korzystasz z takiego rozwiązania – być może to idealny moment, by to zmienić.
Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą wirtualnego biura i dołączenia do grona zadowolonych klientów!
